دفتر پشتیبانی یا بک آفیس (به انگلیسی Back Office) بخش از یک شرکت مالی است و از پرسنل اداری و پشتیبانی تشکیل شده که با مشتری تعامل مستقیم ندارند.
شرکت‌های زیادی این روزها در عرصه‌های مختلف در حال فعالیت هستند. به‌منظور انجام کارها به بهترین نحو ممکن لازم است شرکت‌ها، مسئولیت‌ها را به بخش‌های مختلف محول کنند.
عناوین مطلب:
در ادامه به بررسی یکی از این بخش‌ها یعنی بک آفیس می‌پردازیم.
نکات کلیدی
- دفتر پشتیبان یا بک آفیس بخش از یک شرکت مالی است و از پرسنل اداری و پشتیبانی تشکیل شده که با مشتری تعامل مستقیم ندارند.
- عملکردهای پشتیبان شامل تسویه‌حساب، ترخیص، نگهداری سوابق، انطباق با مقررات، حسابداری و خدمات فناوری اطلاعات است.
- اصطلاح بک آفیس زمانی به وجود آمد که شرکت‌ها دفتر خود را طوری طراحی کردند که کارکنان قسمت جلویی با مشتریان در تعامل باشند و کارکنان قسمت پشتی تعامل مستقیم با مشتریان نداشته باشند.
Back Office چیست؟
یک شرکت خدمات مالی به سه بخش تقسیم می‌شود:
بخش اول، دفتر اصلی است که مسئول فروش و بازاریابی است؛ بخش دوم، دفتر میانی است که به مدیریت ریسک می‌پردازد و در نهایت بخش سوم، بک آفیس است که خدمات اداری و پشتیبانی را به عهده دارد.
بک آفیس به‌منظور نهایی کردن تراکنش‌های انجام شده توسط فرانت آفیس وجود دارد و ازاین‌رو وجود back office ضروری و مهم است. وظایف کارکنان این بخش شامل تسویه‌حساب، ترخیص، نگهداری سوابق، حسابداری، انطباق با مقررات و خدمات فناوری اطلاعات است.
علاوه‌برآن افراد مشغول در بک آفیس وظیفه تأیید تراکنش‌ها و دستورالعمل‌های تسویه‌حساب با دفتر پشتیبان طرف مقابل را نیز بر عهده دارند.
بیشتر بخوانید: 10 راز شرکت آمازون که از آنها بی‌اطلاعید
اصطلاح بک آفیس چگونه به وجود آمد؟
اصطلاح back office زمانی به وجود آمد که شرکت‌ها دفترهای خود را به‌گونه‌ای طراحی کردند که به دو بخش تقسیم می‌شد:
- قسمت جلویی دفتر به فرانت آفیس تبدیل شد و شامل کارکنانی می‌شود که با مشتریان در تعامل و ارتباط مستقیم هستند.
- قسمت پشتی دفتر به بک افیس تبدیل شد و کارکنانی که در این بخش مشغول به کار هستند هیچ تعامل مستقیمی با مشتریان ندارند.
برای مثال کارمندان حسابداری در بک افیس مشغول به بررسی صورت‌های مالی و انجام کارهای حسابداری هستند.
نحوه کارکرد بک آفیس به چه صورت است؟
back office را می‌توان به‌عنوان بخشی از یک شرکت در نظر گرفت که مسئول ارائه تمام وظایف تجاری مرتبط با عملکرد شرکت است. علی‌رغم حضور ظاهراً نامرئی، پرسنل بک آفیس عملکردهای اساسی را برای کسب‌و‌کارها ارائه می‌دهند.
بک افیس بخشی ضروری از هر شرکت است و عناوین شغلی مرتبط با back-office اغلب تحت عنوان شغل‌های اجرایی طبقه‌بندی می‌شود.
نقش کارکنان مشغول در بک افیس، کارکنان مشغول در فرانت آفیس را قادر می‌سازد تا با مشتری تعاملی سازنده داشته باشند و آنها را برای انجام وظایف خود تجهیز می‌کنند.
بک آفیس گاهی اوقات برای توصیف تمام مشاغلی که مستقیماً درآمدزایی ندارند نیز مورداستفاده قرار می‌گیرد.
بک آفیس‌ها از نظر مکانی کجا قرار دارند؟
در گذشته، back office واقعاً در قسمت پشتی دفتر اصلی قرار داشتند؛ اما امروزه بسیاری از شرکت‌های مالی به‌منظور کاهش هزینه‌ها بک آفیس‌های خود را در محلی دورتر از دفتر اصلی دایر می‌کنند.
گاهی نیز ممکن است از کارکنان خود بخواهند به طور دورکار مشغول شوند و از خانه مسئولیت‌های خود را به انجام برسانند.
تعامل بک آفیس با فرانت آفیس به چه صورت است؟
اگرچه کارکنان بک افیس با مشتریان تعامل ندارند؛ اما به طور فعال با کارکنان فرانت آفیس در ارتباط هستند.
به‌عنوان‌مثال، یک فروشنده تجهیزات تولیدی ممکن است از کارکنان back office کمک بگیرد تا اطلاعات دقیقی در مورد موجودی و ساختار قیمت‌گذاری محصول کسب کند.
همچنین متخصصان فناوری اطلاعات به طور منظم با تمام بخش‌های درون شرکت تعامل دارند تا از عملکرد صحیح سیستم‌ها اطمینان حاصل کنند.
بسیاری از دانشجویان دانشکده بازرگانی کار بک آفیس را راهی برای کسب تجربه در یک شرکت و به طور بالقوه شبکه‌سازی در نقش‌های فرانت آفیس می‌دانند.
اگرچه شرایط هر شرکت با شرکت دیگر متفاوت است؛ اما کار در بخش back-office به طور قابل‌توجهی با کار در بخش front-office تفاوت دارد.
شما در بورس، علاوه بر خرید و فروش سهام:
- می‌توانید در دارایی‌هایی مانند طلا و مسکن سرمایه‌گذاری کنید
- در صندوق‌های سرمایه گذاری بدون ریسک، سود ثابت بگیرید
برای شروع سرمایه‌گذاری، افتتاح حساب رایگان را در یکی از کارگزاری‌ها انجام دهید:
برای سرمایه‌گذاری و معامله موفق، نیاز به آموزش دارید. خدمات آموزشی زیر از طریق کارگزاری آگاه ارائه می‌شود: