تمام کسبوکارها و سازمان‌ها با هدف کسب درآمد و منفعت شروع به کار می‌کنند و در راستای تحقق این هدف تلاش کرده و کالا یا خدماتی به‌خصوص ارائه می‌دهند.
هر سازمانی برای کسب درآمد باید متحمل هزینههای مختلف نیز بشود.
به‌طورکلی در یک کسبوکار و سازمان، هزینه شامل بهای اشیا یا خدماتی است که برای کسب درآمد موردنیاز است.
عناوین مطلب:
به‌عنوان‌مثال: هزینه حقوق کارمندان، آب، برق، تلفن، درج آگهی در روزنامه، هزینه استهلاک اثاث و ساختمان همگی بخشی از هزینههای یک مؤسسه یا کسبوکار هستند.
اگر هزینه از درآمد بیشتر باشد آن را زیان و اگر هزینه از درآمد کمتر باشد، به آن سود گفته می‌شود.
همان گونه که درآمد موجب افزایش سرمایه می‌شود، هزینه موجب کاهش آن می‌شود، بنابراین اگر قصد داریم به سود دست یابیم بهتر است هزینههای خود را تا حد امکان کاهش دهیم.
گاهی اوقات پیش‌بینی‌های شما در مورد کسبوکارتان درست از آب درنمی‌آید یا اینکه به زمان طولانی‌تری برای تحقق رؤیاهای شغلی‌تان نیاز دارید.
به همین دلیل مجبور هستید به روش‌هایی برای کاهش هزینههای سازمان یا کسبوکار کوچکتان روی بیاورید تا بتوانید همچنان فعالیت کنید و به کارتان ادامه دهید.
کارفرمایان معمولاً به اولین گزینه‌ای که فکر می‌کنند اخراج برخی از کارکنان است. اما ما به شما روش‌هایی برای کاهش هزینههای کسبوکار معرفی می‌کنیم که نیازی به اخراج و کاهش تعداد کارکنان ندارد.
در این مقاله به معرفی راهکارهای کاهش هزینه و کنترل آنها در سازمان در موقعیت‌های مالی اضطراری و بحران‌ها می‌پردازیم.
البته تمام این راه‌ها الزاماً برای سازمان یا کسبوکار شما عملی نخواهد بود، بااین‌حال ما امیدواریم که شما بتوانید از این پیشنهادها به‌عنوان نقطه شروعی برای همفکری در سازمان تان استفاده کنید و راهکار مفید برای سازمان خود را از میان این راهکارهای افزایش درآمد و کاهش هزینه انتخاب نمایید.
نکات کلیدی
- هزینههای متغیر، هزینههای ثابت، هزینههای مستقیم، هزینههای غیرمستقیم، هزینههای عملیاتی و… از جمله انواع هزینه در سازمان‌ها محسوب می‌شوند.
- انجام مسئولیت‌ها به‌صورت دورکار و کمک‌گرفتن از فریلنسرها جزو روش‌های کاهش هزینههای نیروی انسانی محسوب می‌شوند.
- جایگزین‌کردن سیستم کاغذی با فضای ابری یا ذخیره‌سازی دیجیتال موجب می‌شود از هدررفت کاغذ و اشغال فضای کاری جلوگیری شود که در نهایت منجر به کاهش هزینه می‌شود.
انواع هزینه در سازمان‌ها
به‌منظور کنترل صحیح و کاهش هزینهها ابتدا ضروری است که با انواع هزینهها آشنا شویم. بدون شناختن انواع هزینه در سازمان‌ها، به‌کاربردن راهکارهای افزایش درآمد و کاهش هزینه، چندان سودمند و کاربردی نخواهند بود.
در ادامه به بررسی هر یک از هزینهها در سازمان طبق گفته Investopedia می‌پردازیم:
هزینههای مستقیم
هزینه‌هایی که صرف تهیه مواد اولیه، نیروی کار و تولید یک محصول می‌شود، هزینههای مستقیم یک کسبوکار محسوب می‌شوند.
به‌عبارت‌دیگر هزینههای مستقیم مربوط به تولید کالا یا ارائه خدمات است و می‌توان این میزان هزینه را به‌راحتی در مورد یک محصول یا در یک پروژه محاسبه نمود.
به‌عنوان‌مثال فرض کنید یک کارخانه پنجره دوجداره تولید می‌کند. یک کارگر در این کارخانه برای ساخت یک پنجره 6 ساعت زمان صرف می‌کند، بنابراین هزینههای مستقیم شامل دستمزد کارگر و هزینه مواد اولیه استفاده شده برای تولید پنجره است.
هزینههای غیرمستقیم
هزینه‌هایی که غیرمرتبط با تولید یک کالا یا ارائه خدمات هستند، هزینههای غیرمستقیم به حساب می‌آیند. هزینههای غیرمستقیم را نمی‌توان به‌راحتی محاسبه کرد.
به‌عنوان‌مثال فرض کنید برای تولید همان پنجره‌های دوجداره، برق مصرف می‌شود و هزینه برق مصرفی نوعی هزینه‌ی غیرمستقیم است.
همان‌طور که گفتیم محاسبه هزینه غیرمستقیم یعنی هزینه برق تولید یک عدد پنجره کار آسانی نیست، زیرا قبض برق برای تولید چندین محصول در طول یک بازه زمانی محاسبه می‌شود.
هزینههای ثابت
همان‌طور که از نام این نوع هزینه مشخص است، هزینههای ثابت به هزینه‌هایی اطلاق می‌شود که با افزایش یا کاهش تعداد کالاهای تولیدی و یا خدماتی که یک شرکت در کوتاهمدت تولید یا ارائه می‌کند، تغییر نمی‌کند.
به‌عنوان‌مثال فرض کنید یک فرد برای شروع کارش کارگاهی را اجاره می‌کند و موظف است هر ماه به‌عنوان اجاره مبلغ 15 میلیون پرداخت کند، این مبلغ هیچ ارتباطی با میزان تولید کالا در آن کارگاه ندارد.
یعنی اگر فرد تنها 10 کالا در ماه تولید کند باید همان مبلغ را به‌عنوان اجاره پرداخت کند و اگر 500 هزار کالا هم تولید کند باز هم موظف به پرداخت همان میزان اجاره است.
هزینههای متغیر
برخلاف هزینه ثابت، هزینههای متغیر با تغییر سطح بازده تولید نوسان می‌کنند، بنابراین این نوع هزینه باتوجه‌به تعداد محصولاتی که یک شرکت تولید می‌کند، تغییر می‌کند.
اگر حجم تولید افزایش یابد هزینههای متغیر نیز افزایش پیدا می‌کند، در مقابل اگر حجم تولید کاهش پیدا کند هزینههای متغیر نیز کاهش می‌یابند.
به‌عنوان‌مثال یک شرکت شمع‌سازی را در نظر بگیرید، قطعاً قبل از ارسال شمع‌ها نیاز است محصولات بسته‌بندی شوند.
هزینه بسته‌بندی نوعی هزینه متغیر است؛ زیرا اگر تعداد شمع‌های بیشتری تولید شوند، به هزینه بیشتری برای بسته‌بندی نیاز است. به همین ترتیب اگر سطح تولید شمع‌ها کاهش یابد، هزینه متغیر مربوط به بسته‌بندی نیز کاهش پیدا می‌کند.
هزینههای عملیاتی
هزینههای عملیاتی، هزینههای مرتبط با فعالیت‌های تجاری روزانه هستند که می‌توانند متغیر یا ثابت باشند، اما با هزینههای غیرمستقیم متمایز هستند.
هزینه‌هایی مانند اجاره، قبض آب و برق و گاز و… برای یک کارخانه تولیدی، هزینههای عملیاتی محسوب می‌شوند.
سرمایه‌گذاران می‌توانند هزینههای عملیاتی یک شرکت را محاسبه کنند و دریابند که آن شرکت به چه میزان در استفاده از هزینههای خود برای تولید و فروش محصول، کارآمد است.
در همین راستا بخوانید: هزینههای فروش، عمومی و اداری چیست؟
هزینههای جایگزین
هزینههای جایگزین یا هزینه فرصت، میزان هزینه‌ای است که به دلیل جایگزین‌کردن یک شرایط یا کالا به‌جای شرایط یا کالای دیگری، کنار گذاشته می‌شود.
به‌عنوان‌مثال فرض کنید یک شرکت تصمیم می‌گیرد به‌جای اجاره یک دستگاه تولیدی آن را خریداری کند. هزینه جایگزین یا فرصت، تفاوت بین هزینه خرید آن دستگاه و میزان اجاره‌ای که قرار بود پرداخت شود، خواهد بود.
اگرچه این نوع هزینه در صورت‌های مالی نشان داده نمی‌شود، اما در برنامه‌ریزی‌های مالی توسط مدیریت مفید واقع می‌شود.
هزینههای غرق شده
هزینههای غرق‌شده آن دسته از هزینه‌هایی را شامل می‌شوند که شرکت قبلاً متحمل شده و هیچ تأثیری بر تصمیمات مالی فعلی یا آتی ایجاد نمی‌کند.
این هزینهها اجتناب‌نا‌پذیر و برگشت‌نا‌پذیر هستند.
هزینههای قابل‌کنترل
به هزینه‌هایی که مدیران توانایی کاهش یا افزایش آنها را دارند، هزینههای قابل‌کنترل گفته می‌شود. به‌این‌ترتیب هزینههای تبلیغات، پاداش کارکنان، خرید لوازم اداری و کمک به خیریه جزو هزینههای قابل‌کنترل هستند.
هزینههای قابل‌کنترل به‌عنوان هزینههای کوتاهمدت طبقه‌بندی می‌شوند، زیرا به‌سرعت قابل تنظیم و تغییر هستند.
راهکارهای کاهش هزینه که کسبوکار شما را نجات میدهد
حال که با انواع هزینه در سازمان‌ها آشنا شدیم درک چگونگی به‌کاربردن راهکارهای افزایش درآمد و کاهش هزینه برای ما آسان‌تر خواهد شد.
مدیریت هزینه در کسبوکار، زمان‌بر نیست و حتی به تفکر زیادی هم نیاز ندارد، تنها چیزی که برای کاهش هزینههای سازمان به آن نیاز داریم انتخاب هوشمندانه راهکارها است.
طبق گفته منبع معتبر Score، حدود 82 درصد از تمام مشاغل به دلیل مشکلات مربوطه جریانات نقدی با شکست مواجه می‌شوند، بنابراین استفاده از راهکار درست و متناسب با کسبوکارتان بسیار حائز اهمیت است.
در ادامه قصد داریم با معرفی 25 راهکار کاهش هزینه به شما و کسبوکارتان در مسیر رشد و پیشرفت کمک کنیم:
1. کار را با درک تصویر کلان و ارتباط میان حوزه‌ها، شروع کنید
اگر شما دچار بحران مالی شده‌اید، احساسی عمل نکنید و اول با تفکر منطقی، ماهیت و عمق بحران را بسنجید، زیرا بدون درک درست از مشکلات هرگز قادر به حل‌کردن آنها نخواهید بود.
با پرسیدن برخی سؤال‌ها می‌توانید به نتایج خوبی برسید، سؤالاتی مانند:
- آیا مشکل گردش نقدینگی دارید و یا مشکل در ترازنامه؟
- این مسئله کوتاهمدت است یا بلندمدت؟
- با 10% کمبود بودجه مواجه هستید یا 40%؟
پس از فهم درست از موقعیت بحرانی، قدم بعدی برای حل مشکل این است که یک تیم مدیریت بحران تشکیل بدهید که متشکل است از هیئت‌مدیره، کارکنان، کارگزار بانکی، حسابدار مالیاتی و اگر مقدور است یک نماینده از میان افرادی که شما به آنها خدمات ارائه می‌کنید.
اعضای تیم به شما کمک می‌کنند تا راهبرد مناسب در مواجهه با بحران را انتخاب کنید، گردش نقدینگی را بررسی کرده و طرحی برای بهترین، معتدل‌ترین و بدترین حالت ممکن تعریف کنید.
اقدامات شما باید هم بازه کوتاهمدت را در نظر بگیرند و هم بلندمدت باشند
رایج‌ترین واکنش اولیه میان مدیران، اتخاذ اقدامات تاکتیکی یا کوتاهمدت است.
این کار اشتباه است و شما در ابتدا باید به دنبال اقدامات بلندمدت یا راهبردی باشید، زیرا اگر اقدامات شما فقط برای رفع مشکل در مدت زمانی کوتاه اتخاذ شده باشند، در بلندمدت مشکلات بیشتری برای شما ایجاد می‌شود که حل‌کردن آنها دشوارتر خواهد بود.
به‌منظور اتخاذ تصمیم‌های درست دررابطه‌با هر مسئله می‌توانید از روش «مکث‌کردن، فاصله‌گرفتن از مسئله و نگاه به آن از بالا، و بررسی مسیر پیش‌رو در بلندمدت» استفاده کنید تا با واکنش‌های ناگهانی مواجه نشوید که فقط انرژی شما را بیهوده تلف می‌کنند و هیچ نفعی برای پیشبرد کارها ندارند.
سؤالات ستون قبلی را از خودتان بپرسید. علاوه‌برآن «بودجه اقتضایی» خود را بررسی کنید و اگر چنین بودجه‌ای ندارید، تخصیص چنین بودجه‌ای را در دستور کار خود قرار دهید.
2. برنامه بودجه خود را بهروز نگه دارید
در گذشته ممکن بود قیمت یک کالا یا خدمت برای یک مدت طولانی ثابت بماند یا تغییر بسیار کمی در قیمت آن رخ دهد، اما این روزها متأسفانه هر ماه از سال با افزایش قیمت برخی کالاها یا خدمات مواجه هستیم که این امر می‌تواند به کسبوکار ما ضربه بزند.
به‌منظور جلوگیری از این نوع ضربه‌ها لازم است به طور مداوم برنامه بودجه بندی شرکت یا کسبوکار خود را بازبینی کرده و آن را تا حد امکان بهروز نگه داریم.
افزون بر آن بهروز نگه‌داشتن برنامه بودجه به شما کمک می‌کند به طور واضح بدانید چه مخارجی دارید و از چه طریق می‌توانید آنها را کاهش دهید.
3. اوضاع مالی را مدیریت کرده و سلامت مالی را رعایت کنید
به‌عنوان یک رهبر خوب باید بتوانید از دارایی‌های سازمان به‌خوبی محافظت کنید. اطمینان حاصل کنید که نظارت مالی خوبی دارید و به‌محض مشاهده نشانه‌های اختلاس یا کلاهبرداری آنها را پیگیری نمایید.
بهترین روش برای مدیریت مخارج کسب و کار بررسی مداوم صورت‌های مالی و کنترل فاکتورهای خریدوفروش است. از سوی دیگر با این کار جلوی هزینههای گزاف بی‌مورد نیز گرفته می‌شود.
4. برای هر بخش از سازمان برنامه مالی مشخص تعیین کنید
هر بخش از شرکت شما نیازهای مخصوص به خود و هزینههای مخصوص به خود را دارد، بنابراین هر بخش باید یک برنامه مالی ویژه داشته باشد تا هم نیاز کارکنان آن بخش رفع شود و هم در هزینهها صرفه‌جویی شود.
برای مثال بخش IT شرکت در مقایسه با بخش فروش نیازهای متفاوتی دارند، زیرا حوزه کاری هر یک متفاوت است. باتوجه‌به این امر اختصاص بودجه یکسان به هر یک کار هوشمندانه‌ای نخواهد بود.
بنابراین برای کاهش هزینههای سازمان بهتر است نیازها و انتظارات هر بخش را به‌خوبی بشناسید و سپس بودجه خود را بر اساس بخش‌های مختلف و نیازهایشان تقسیم‌بندی کنید.
5. سفرهای کاری را مدیریت کنید
ممکن است سازمان شما به سفرهای کاری برای رشد و گسترش حیطه شغلی و نفوذ خود احتیاج داشته باشد، اما همه می‌دانیم این روزها هزینه رفت‌و‌آمد به شهرهای دیگر و اقامت در هتل بسیار بالا رفته است و سبب می‌شود بار مالی اضافی به سازمان تحمیل شود.
برای جلوگیری از هدررفت منابع مالی برای سفرها، تلاش کنید سفرها را بازبینی کنید و فقط برای سفرهای کاری ضروری بودجه اختصاص بدهید.
علاوه‌برآن می‌توانید از تکنولوژی در راستای کاهش هزینهها استفاده کنید و به‌جای مراجعه حضوری و برگزاری جلسه در شهری دیگر از برنامه‌هایی مانند گوگل میت یا اسکایپ برای برقراری ارتباط استفاده کنید و به‌صورت تصویری جلسه را پیش ببرید.
اگر نیاز به مواجه چهره‌به‌چهره نیست می‌توان از تماس تلفنی نیز برای هماهنگی‌های لازم بهره برد.
در آخر اگر برگزاری جلسه به‌صورت حضوری واقعاً ضروری بود می‌توانید مسافرت با خودرو شخصی یا قطار را جایگزین سفر با هواپیما کنید و در اقامتگاه‌های ارزان‌قیمت‌تر اقامت داشته باشید.
به‌این‌ترتیب توانسته‌اید مبلغ قابل‌توجهی را ذخیره کنید.
6. اخراج نکنید
بله درست خواندید، اخراج نکنید!
اگر سازمان شما با مشکل مالی مواجه شده است، احتمالاً اولین کاری که به ذهنتان خطور کرده این است که برخی از کارکنان را اخراج کنید، اما باید بگوییم این راه اگرچه آسان‌ترین راه است، اما لزوماً بهترین راهکار نیست.
تلاش کنید به‌جای اخراج کارکنان راهبردهای زیر را به کار بگیرید:
- دورکاری
اگر حیطه شغلی سازمان شما این اجازه را به کارکنانتان میدهد که به‌صورت دورکار فعالیت خود را ادامه دهند، قطعاً این کار یک راهکار مناسب و کارآمد برای کاهش هزینه و درعین‌حال جلوگیری از تعدیل‌نیرو محسوب خواهد شد.
از کارکنان بخواهید در منزل مسئولیت‌های خود را به انجام برسانند، با این کار در هزینههای کسبوکار صرفه‌جویی می‌شود.
علاوه بر صرفه‌جویی، سازمان می‌تواند از مهارت افراد جدید و مستعد که در شهرهای دیگر ساکن هستند نیز استفاده کند، بنابراین در انتخاب نیروی انسانی، نه نزدیکی محل زندگی بلکه مهارت فرد مورد سنجش قرار می‌گیرد.
مزیت دیگر دورکاری این است که علاوه بر صرفه‌جویی در وقت و هزینه رفت‌و‌آمد، در مقدار فضای کاری لازم نیز صرفه‌جویی می‌شود.
- انجام کار به‌صورت هیبرید
ممکن است کار شما به صورتی باشد که حضور کارکنان در محل کار لازم بوده و در کیفیت محصولات یا خدمات تأثیرگذار باشد. در این صورت می‌توانید از مدل کاری هیبرید یا ترکیبی استفاده کنید.
در این نوع همکاری، کارکنان برخی روزهای مشخص را در محل کار می‌گذرانند و اقدامات لازم را انجام می‌دهند و مابقی فعالیت‌ها را در منزل به اتمام می‌رسانند.
مزیت هیبرید کارکردن این است که هم‌زمان با انجام دورکاری، ارتباط کارکنان با محیط کاری و سازمان قطع نمی‌شود، به همین دلیل این روش برای کارکنان تازه‌وارد و کسانی که هنوز تجربه کافی را ندارند نیز مناسب است.
- شیفت‌های دوگانه تعریف کنید
اگر امکانش وجود دارد می‌توانید دو شیف کاری تعریف کنید که به‌موجب آن هر فرد یک کار نیمه‌وقت داشته باشد، به‌این‌ترتیب بدون اخراج نیروها می‌توانید آنها را سازماندهی کنید و پرداخت حقوق را نیز مدیریت نمایید.
با عملی‌کردن کارهای گفته شده در بالا هم کارها انجام می‌شوند، هم برخی هزینههای جاری دفتر، بیمه و مالیت کاهش می‌یابد.
علاوه‌برآن باتوجه‌به فراهم‌کردن امکان دورکاری یا هیبرید می‌تواند میزان حقوق پرداختی را کاهش دهید. کارکنان دورکار نیز می‌توانند برای افزایش درآمد خود در کنار شغل فعلی، شغل دیگری را نیز انتخاب کنند.
به‌این‌ترتیب کارکنان و شرکت متحمل ضرر نمی‌شوند و کارها نیز به نحو احسن انجام می‌گیرند.
در اجرای همه موارد بالا باید حتماً رضایت کارکنان، نوع فعالیت هر فرد، میزان تخصص و سابقه کارکنان را نیز مدنظر قرار دهید.
زیرا اگر یک فرد توانایی انجام مسئولیت‌هایش را به‌صورت دورکار نداشته باشد، کیفیت کالاها یا خدمات کاهش پیدا می‌کند و سازمان دچار مشکلات جدی می‌شود.
7. باتوجه‌به نیازتان تجهیزات تهیه کنید
ممکن است فکر کنید هر وسیله جدیدی که به بازار عرضه شد باید خریداری شود تا کیفیت کارتان بالاتر برود، اما همیشه این‌طور نیست.
گاهی بسیاری از تجهیزات جدید که وارد بازار می‌شوند آن‌چنان کاربردی نیستند که لازم باشد برای خرید آنها هزینه کنید، بنابراین تنها زمانی وسیله‌ای تازه بخرید که به آن احتیاج دارید و بدون آن کار سازمان با اختلال مواجه می‌شود.
برای اینکه از خرید لوازم غیرضروری جلوگیری کنید لازم است ابتدا تجهیزات موردنیاز هر بخش از کسبوکارتان را یادداشت کنید، سپس اقلام نوشته شده را اولویت‌بندی کرده و بر اساس اولویتشان اقدام به خرید هر یک از آنها نمایید.
علاوه بر دقت در خرید تجهیزات، برای تهیه و استفاده از نرم‌افزارها و تکنولوژی‌‌های متنوع نیز باید توجه داشته باشید که آن نرم‌افزار برای اکثر بخش‌های سازمان شما کاربردی و مفید باشد.
زیرا هنگامی که کارکنان مجبور شوند با ابزار نامناسب و نامرتبط کار کنند به‌مرور دچار استرس، خستگی و کاهش میزان عملکرد خواهند شد و این موارد به طور مستقیم کسبوکار شما را تهدید خواهد کرد.
در حال حاضر احتمالاً تعدادی از برنامه‌های موجود در رایانه شما هرگز استفاده نمی‌شود، بنابراین می‌توانید تنها با خرید نرم‌افزارهایی که واقع به آنها نیاز دارید، هزینهها را کاهش دهید و به‌جای خرید نرم‌افزارهای مختلف و بی‌استفاده، مبلغی را برای ارتقای نرم‌افزارهای موجود هزینه کنید.
باتوجه‌به موارد گفته شد برای کاهش هزینه، جلوگیری از هدررفت پول و بالا نگه‌داشتن عملکرد کارکنان به انتخاب تجهیزات، برنامه‌ها و ابزارهای مرتبط و کارآمد تکیه کنید و از خرید هیجانی تجهیزات فقط به دلیل جدید بودن آنها بپرهیزید.
8. برون‌سپاری را فراموش نکنید
قطعاً در هر کسبوکاری، حوزه‌های زیادی وجود دارد که ما بر آنها تسلط و مهارت کافی را نداریم یا انجام برخی وظایف زمان و نیروی انسانی عظیمی می‌طلبد.
درعین‌حال اگر بخواهیم یک فرد متخصص را استخدام کنیم متحمل هزینه بسیار زیادی خواهیم شد، اینجاست که برون‌سپاری برخی کارها به کمک ما می‌آید و سبب کاهش هزینه می‌شود.
در این جهت Forbes پیشنهاد می‌کند که کسبوکارها باید بر مأموریت‌های اصلی خود تمرکز کنند، بنابراین هر سازمان می‌تواند برای انجام برخی کارها برون‌سپاری را امتحان کند.
برون‌سپاری به این معناست که شما برخی مسئولیت‌ها را که نیازمند تخصص یا صرف زمان زیادی هستند به افراد متخصصی که خارج از سازمان شما در حال فعالیت هستند، می‌سپارید.
فرایندهای کسبوکار خود شامل فرایندهای اصلی یعنی ساخت و تولید، فرایندهای مدیریتی و مسئولیت‌های پشتیبانی را بررسی کنید و باتوجه‌به صلاحدید خود برخی از مسئولیت‌ها را برون‌سپاری کنید.
برون‌سپاری موجب می‌شود کارها به بهترین نحو و توسط یک متخصص که دانش فنی بیشتری از شما دارد، صورت گیرند، همچنین به شما در کاهش هزینه کمک می‌کند.
افزون بر دو مزیت گفته شده، با برون‌سپاری شما می‌توانید با فراغ‌بال بیشتر و تمرکز بهتر به رشد کسبوکار خود بپردازید و درگیر مسئولیت‌های جانبی که هیچ سررشته‌ای در آن ندارید، نشوید.
9. از کارآموزان بااستعداد کمک بگیرید
هزینه کمک‌گرفتن از کارآموزان، دانشجویان و کارکنان پاره‌وقت نسبت به دیگر کارکنان کمتر است و همین امر می‌تواند به‌راحتی باعث کاهش هزینه سازمان شما شود.
کمک‌گرفتن از کارآموزان علاوه بر کاهش هزینهها باعث استفاده از نیروهای جوان، باانگیزه و مشتاق برای کار می‌شود.
اگر مایل باشید با کارآموزان همکاری کنید می‌توانید به‌آسانی افرادی را شناسایی کنید که هم به کسبوکار شما علاقه داشته و هم در کار خود مهارت و تخصص کافی دارند و این مهارت را با قیمتی مناسب‌تر و در ازای دریافت آموزش بیشتر از سوی شما، در اختیار سازمانتان قرار می‌دهند.
البته اگر قصد دارید از کارآموزها کمک بگیرید باید این نکته را در نظر داشته باشید که برنامه کارآموزی شما باید برای کارآموزان مفید و آموزنده باشد، اینکه بخواهید کارآموزان را به کارهای سطح پایین و روتین مشغول کنید صحیح و عادلانه نیست.
بنابراین نکات آموزنده را به آنها آموزش داده و کارهای مهم را به آنها بسپارید تا آنها بتوانند نهایت استعداد و توانایی خود را در سازمان شما به نمایش بگذارند.
به‌خاطر داشته باشید کمک‌گرفتن از کارآموزان یکی از روش‌های کاهش هزینههای نیروی انسانی است که نباید از آن غافل شد.
10. به‌جای تعویض، تعمیر کنید
در طول سالیان متوالی و در اثر استفاده از تجهیزات، وسیله‌ها ممکن است دچار خرابی و اشکال شوند، در این صورت شما دو راه پیش رو دارید:
اولین راه این است که آن وسیله خراب را کنار بگذارید و یک وسیله جدید تهیه کنید که این کار چندان مقرون‌به‌صرفه نیست و دومین راه این است که به‌جای تعویض، سعی کنید آن وسیله را تعمیر کرده و دوباره آن را به کار بگیرید.
به همین ترتیب اگر لپ‌تاپی در سازمان شما خراب شد آن را دور نیندازید و برای تعمیر آن اقدام کنید.
همچنین برای کاهش هزینه می‌توانید از مبلمان و صندلی‌های دست‌دوم که هنوز سالم هستند و کارایی لازم را دارند استفاده کنید، به‌جای اینکه همه آنها را به‌صورت نو تهیه کنید.
روش دیگر برای کاهش هزینه این است که به دنبال تجهیزات دست‌دوم یا اهدایی باشید. درصورتی‌که تجهیزات موردنظر خود را به‌صورت دست‌دوم پیدا نکردید، می‌توانید امکانات و تجهیزات را اجاره کنید.
با اجاره‌کردن، علاوه بر حفظ سرمایه‌ای که قرار بود برای خرید محصول صرف شود، دیگر نیازی نیست لوازم‌یدکی، هزینه تغییرات و نگهداری تجهیزات را بپردازید و این موارد جزو مزیت‌هایی هستند که اجاره‌کردن تجهیزات در اختیار شما قرار میدهد.
البته توجه داشته باشید که اجاره‌کردن تجهیزات فقط برای زمانی مناسب است که به طور موقت و گهگاه به آنها نیاز دارید.
11. از هوش مصنوعی کمک بگیرید
این روزها همه‌جا سخن از هوش مصنوعی است و برخی افراد در این فکر هستند که آیا می‌توان هوش مصنوعی را جایگزین نیروی انسانی کرد؟
شاید پاسخ به این سؤال در حال حاضر دشوار باشد، زیرا هنوز هوش مصنوعی نمی‌تواند به طور کامل جای انسان‌ها را پر کند و با همان کیفیت و دقت مسئولیت‌های شغلی را به سرانجام برساند، اما درهرصورت کمک‌گرفتن از هوش مصنوعی در برخی حوزه‌ها بسیار سودمند است.
اگر در حوزه درست و به‌دقت ابزارهای هوش مصنوعی را به کار بگیریم، هوش مصنوعی می‌تواند متحد خوبی برای ما باشد، زیرا به طور چشمگیری باعث کاهش هزینههای عملیاتی می‌شود و همچنین با انجام برخی کارها سبب می‌شود تیم‌ها زمان بیشتری برای تمرکز بر مسئولیت‌های مهم‌تر داشته باشند.
اگرچه امروزه هنوز یک فرد برای به‌کاربردن هوش مصنوعی نیاز است، اما بااین‌وجود باز هم در هزینه، زمان و انرژی کارکنان صرفه‌جویی می‌شود.
به‌عنوان‌مثال یک برنامه‌نویس می‌تواند با کدهایی که می‌نویسد، ربات‌هایی را که اطلاعات پایه در اختیار مشتریان یا کاربران می‌گذارند، طراحی کنند و دیگر کارکنان مجبور نیستند وقت خود را صرف پاسخ به برخی سؤالات تکراری و ساده کنند.
12. صرفه‌جویی در مصرف انرژی
بخش زیادی از هزینهها در سازمان‌ها و شرکت‌ها صرف پرداخت قبض‌های آب، برق و گاز می‌شود.
مصرف برق و گاز در زمستان به دلیل سرما و مصرف برق، گاز و آب در تابستان به دلیل گرما به‌شدت افزایش پیدا می‌کند و همین امر سبب می‌شود هزینهها نیز بالا برود.
اگر قصد دارید علاوه بر کمک به کره زمین و حفظ محیط‌زیست، هزینههای سازمان خود را نیز کاهش دهید بهتر است برای صرفه‌جویی در مصرف برق، آب و گاز کوشش کنید.
راهکارهای زیر به شما در صرفه‌جویی کمک می‌کند، بنابراین از همین امروز آنها را در محل کار اجرایی کنید:
- چراغ‌های اضافی را خاموش کنید.
- لامپ‌های کم‌مصرف را جایگزین لامپ‌های پرمصرف نمایید.
- پس از اتمام ساعت کاری از خاموش بودن وسایل برقی، لامپ‌ها و سیستم گرمایشی و سرمایشی اطمینان حاصل کنید.
- از شیرهای آب دارای حسگر برای صرفه‌جویی در آب استفاده کنید.
- اگر پنجره در محل کار وجود دارد، به‌جای لامپ از نور طبیعی استفاده کنید.
- دمای کولرگازی را به‌درستی تنظیم کنید.
- در تابستان از سایبان برای کولرهای آبی استفاده کنید.
- وسایل الکترونیکی بلااستفاده را از برق بکشید.
علاوه بر انرژی، گاهی استفاده از خطوط تلفن سنتی و قبض‌های تلفن نیز با مبلغ‌های بالا باعث می‌شوند سازمان‌ها در کنترل هزینه‌هایشان با مشکل مواجه شوند.
برای حل این مشکل صاحبان کسب‌وکارهای کوچک می‌توانند به‌راحتی از تلفن‌های همراه، VoIP و خطوط تلفن مجازی و… به‌جای خطوط تلفن سنتی استفاده کنند و هزینههای تلفن خود را کنترل نمایند.
رعایت همین نکته‌های کوچک می‌توانید تا حد زیادی از به کاهش هزینه سازمان خود کمک کنید، بنابراین این موارد را جدی بگیرید.
13. از سیستم کاغذی دوری کنید
شاید در ابتدا فکر کنید هزینه جوهر پرینتر، کاغذ و… کم است و تأثیر چندانی بر هزینههای سازمان ندارد، اما سخت در اشتباه هستید.
هر برگه کاغذی که استفاده می‌کنید علاوه بر آسیب به محیط‌زیست به منابع مالی کسبوکار شما نیز آسیب وارد می‌کند، بنابراین کاغذ را حذف کرده و به سمت سیستم‌های بدون کاغذ مانند فضای ابری بروید.
کاغذ به معنای واقعی یعنی هزینه و پرداخت پول، پس اگر هدف شما کاهش هزینه است باید از سیستم کاغذی فاصله بگیرید.
سیستم کاغذی علاوه بر هزینه خود کاغذ، هزینه‌هایی مانند تجهیزات، نیروی انسانی و دیگر متعلقات سیستم‌های کاغذی را به شما تحمیل می‌کند، همچنین مدیریت اسناد و مدارک کاغذی بسیار وقت‌گیر و پرهزینه است.
از سوی دیگر طبقه‌بندی، پرکردن و تکمیل فرم‌های مختلف و برگه‌ها، بایگانی و همچنین جستجو و یافتن مدارک موردنیاز در آینده به زمان، مکانی بزرگ و نیروی انسانی نیاز دارد و انرژی زیادی از کارکنان می‌گیرد.
اسناد و سوابق شرکت مهم و حیاتی هستند، بنابراین حفظ و نگهداری آنها اهمیت زیادی دارد و باید موردتوجه قرار گیرد. امنیت، سیستم شبکه، سرور و روش بک‌آپ‌گیری از مدارک باید کارآمد و امن باشد.
حال چگونه می‌توان جایگزینی برای سیستم کاغذی پیدا کرد که این ویژگی‌ها را دارا باشد؟
چند جایگزین در ادامه به شما معرفی می‌شود که می‌توانید از آنها استفاده کنید و ضمن سرعت‌بخشیدن به روند ذخیره مدارک و اسناد، به هدف خود یعنی کاهش هزینه نیز دست یابید.
- دیجیتال کردن اسناد
با خرید یک اسکنر و دیجیتال کردن تمام اسناد مهم و نگه‌داشتن آنها در فایل‌های الکترونیکی به‌صورت نظام‌مند و سازمان‌یافته به صرفه‌جویی در فضا و هزینههای اداری شما کمک شایانی می‌کند.
- از فضای ابری برای ذخیره‌سازی مدارک، اطلاعات مهم و اسناد استفاده کنید.
فضای ابری با امنیت بسیار قوی و جلوگیری از انباشته‌شدن مقدار زیادی کاغذ، انتخاب خوبی برای کاهش هزینه به شمار می‌رود.
علاوه بر جایگزین‌کردن سیستم کاغذی، سعی کنید فقط در مواقع ضروری پرینت بگیرید و در صورت از هر دو روی کاغذ برای پرینت استفاده کنید.
کاغذهای باطله را نیز دور نیندازید، اگر آنها شامل اطلاعات محرمانه‌ای نیستند، می‌توانید کاغذهای باطله را به فروش برسانید که در این صورت علاوه بر کاهش هزینه و بازیافت، به درخت‌های نازنین نیز رحم کرده‌اید.
14. از فضای کار اشتراکی استفاده کنید
امروزه هزینه اجاره یک دفتر کار بسیار بالا رفته است، بنابراین اگر کسبوکارتان به‌گونه‌ای است که تمام یا اکثر کارکنان شما نمی‌توانند به‌صورت دورکار کار خود را ادامه دهند، استفاده از فضای کار اشتراکی به‌منظور کاهش هزینه بسیار کمک‌کننده خواهد بود.
طبق مقاله منتشر شده در Fujifilm، فضای کار اشتراکی به این صورت است که شما با صاحب یک کسبوکار دیگر به توافق می‌رسید که در یک محل مشترک کار کنید و از امکانات آن به طور اشتراکی استفاده نمایید.
درعین‌حال هزینه اجاره و فراهم‌کردن امکانات به طور قابل‌توجهی کاهش پیدا می‌کند، بدون اینکه کارکنان خود را تحت‌فشار بگذارید یا امکانات لازم را از آنها دریغ کنید.
اگر شما یک دفتر کار بزرگ خریداری کرده‌اید یا محل کار شما، انبار، سوله و به‌طورکلی محل اضافی بدون استفاده دارد می‌توانید آن را اجاره دهید و با اشتراکی کردن فضای کاری خود علاوه بر کاهش هزینه خود، اجاره نیز دریافت کنید که باعث افزایش درآمد شما نیز می‌شود.
شاید در ابتدا فکر کنید کارکنان شما با کارکنان کسب‌وکارهای دیگر در یک فضای کاری اشتراکی به مشکل برمی‌خورند، اما اگر روحیه همکاری را در کارکنان و مدیران سازمان خود به وجود بیاورید، همه می‌توانند بدون مشکل از منابع و امکانات قسمت‌های اداری، پشتیبانی و رفاهی به‌صورت مشارکتی بهره ببرند.
نکات دیگری که در انتخاب محل کار فیزیکی باید مدنظر قرار دهید از قرار زیر است:
- از یک دفتر کوچک‌تر استفاده کنید
قطعاً هزینه اجاره‌کردن یک دفتر کار بزرگ بسیار بالاتر از اجاره یک مکان کوچک‌تر است.
با این تصور غلط که دفتر‌های کوچک موجب هرج‌ومرج و شلوغی می‌شوند مقابله کنید، زیرا با یک سازماندهی خوب می‌توانید از یک فضای کوچک نیز به طور بهینه استفاده کنید.
- محل مناسبی را انتخاب کنید
ممکن است تصور کنید، یک محل خوب برای شروع کار جایی در شمال شهر است، اما همواره این تصور درست نیست، زیرا هزینههای اجاره و ایاب‌وذهاب در محله‌های شمال شهر بیشتر است.
تصمیم درست این است که محل کارتان را به جایی انتقال دهید که اجاره معقولی دارد و شما به‌راحتی از پس آن بر می‌آیید.
- از تغییر مکان‌های مداوم بپرهیزید
اگرچه در صورت لزوم می‌توانید محل کار خود را تغییر دهید، اما جابه‌جایی مداوم می‌تواند سبب ازدست‌رفتن مشتریان شود.
سعی کنید تا حد امکان در یک منطقه خاص چند سالی به طور ثابت بمانید و پس از جلب نظر مشتریان و کسب محبوبیت لازم محل کار خود را تغییر بدهید.
به‌طورکلی اگر در موقعیتی هستید که می‌توانید فضای کار اشتراکی را تجربه کنید یا با تغییر محل کار هزینههای سازمان را تا حد زیادی کاهش دهید، بدون تردید آن کار را انجام دهید، زیرا نتیجه شما را شگفت‌زده خواهد کرد.
15. از طرح BYOD (Bring Your Own Device) استفاده کنید!
تهیه‌کردن لوازم الکترونیکی و دیگر تجهیزات لازم برای برخی کسبوکارها هزینه زیادی برای سازمان‌ها می‌تراشد. برای کاهش هزینه می‌توان از طرح BYOD استفاده کنید.
طبق این طرح هر فرد دستگاه رایانه خود را به محل کار می‌آورد و از دستگاه خود استفاده می‌کند، در عوض سازمان به او کمک‌هزینه‌ای پرداخت می‌کند.
قطعاً این کمک‌هزینه از مبلغ خرید یک دستگاه جدید برای هر فرد کمتر است و همین امر موجب کاهش هزینه کسبوکار می‌شود.
16. هوشمندانه تأمین‌کنندگان خود را انتخاب کنید
هر کسبوکاری که داشته باشید و در هر حیطه‌ای که فعالیت کنید، به‌هرحال گاهی ممکن است نیاز داشته باشید برخی کالاها را از تأمین‌کنندگان تهیه کنید.
ازآنجایی‌که قیمت کالاها یا خدماتی که از آنها دریافت می‌کنید می‌تواند هزینههای شما را به‌شدت کاهش یا افزایش دهد، بنابراین بسیار مهم است که چه تأمین‌کنندگانی را انتخاب می‌کنید و چگونه مایحتاج خود را از آنها می‌خرید.
اول از هر چیز سعی کنید تعداد تأمین‌کنندگان خود را محدود نگه‌دارید، زیرا این کار موجب می‌شود هم روابط تجاری قوی‌تری ایجاد کنید و هم تخفیف‌های بهتری بگیرید.
برای دریافت تخفیف سعی کنید عمده خرید کنید یا با چند نفر دیگر به‌صورت گروهی خریدهای خود را انجام دهید، به این صورت تخفیف بیشتری شامل حال شما می‌شود.
با یادآوری این نکته که شما یکی از مشتریان خوش‌حساب و قدیمی هستید می‌توانید انگیزه حفظ مشتری دائمی را در تأمین‌کنندگان کنونی، به‌خصوص تأمین‌کنندگان محصولات و خدمات اصلی و پرمصرف سازمان، تقویت کنید و از آنها تخفیف بگیرید یا برای شرایط بهتر مذاکره کنید.
علاوه‌برآن با ارائه پیشنهاد پرداخت سریع‌تر و نقدی یا تسویه منظم و به‌موقع از تأمین‌کنندگان خود تقاضای تخفیف کنید. با این پیشنهادها ممکن است بتوانید از محصولات یا بخش‌هایی که تاکنون تخفیف نگرفته‌اید، تخفیف بگیرید.
اگر سازمان بزرگی دارید سعی کنید برای تمام خریدهای بالای یک مبلغ مشخص، از چند تأمین‌کننده استعلام قیمت بگیرید و از آن تأمین‌کننده‌ای که بهترین قیمت را پیشنهاد میدهد خرید کنید. با انتخاب هوشمندانه تأمین‌کننده، محصولات یا خدمات موردنیاز خود را با همان کیفیت و مشخصات فنی و درعین‌حال با قیمتی مناسب و پایین‌تر تهیه می‌کنید که تأثیر به سزایی در کاهش هزینههای سازمان دارد.
از سوی دیگر هنگامی که قصد خرید اقلام پرمصرف را دارید، باید نسبت به انتخاب تأمین‌کننده مناسب و نحوه سفارش محصولات، بیشتری عمل کنید.
برای کاهش هزینهها و تهیه تمام اقلام موردنیاز هر یک از واحدهای سازمانی کسبوکارتان، بهتر است خرید از تأمین‌کنندگان کمتر یعنی تشکیل وندورلیست و با حجم بیشتر یعنی تجمیع خریدهای خرد، انجام پذیرد.
در این صورت به طور حتم شما شاهد کاهش قابل‌توجهی در هزینههای خرید و صرفه‌جویی منابع در بازه زمانی کوتاهی خواهید بود، زیرا اغلب مواقع اختلاف قیمت خرید در اقلام پرمصرف به علت تفاوت در تأمین‌کننده یا حجم خریداری شده است.
17. با یک فریلنسر همکاری کنید
ممکن است گاهی یک پروژه تازه را شروع کنید و احساس نیاز به یک نیروی جدید در سازمان به وجود بیاید.
این امکان برای شما فراهم است که به‌جای استخدام یک فرد جدید به طور تمام‌وقت، با یک فریلنسر یا آزادکار همکاری کنید.
فریلنسر یا آزادکار فردی است که به طور پروژه‌ای کار می‌کند و پروژه‌هایش را باتوجه‌به مهارت‌ها، میزان دستمزد و… انتخاب می‌کند.
امکان دارد در ابتدا فکر کنید پرداخت هزینه پروژه‌ها به فریلنسر موجب افزایش هزینهها می‌شود، اما در عمل این‌طور نیست.
ازآنجایی‌که فریلنسرها خود پروژه‌هایشان را انتخاب می‌کنند، اگر پروژه شما را بپذیرند؛ یعنی به آن حوزه علاقه دارند، بنابراین به بهترین نحو آن را انجام خواهند داد و یک خروجی باکیفیت به شما تحویل داده می‌شود و به همین ترتیب کسبوکار شما رشد می‌کند.
با همکاری با فریلنسرها قادر به کاهش هزینهها هستید؛ زیرا برای پروژه‌های کوتاهمدت خود، با فردی متخصص و باانگیزه همکاری می‌کنید و پس از پایان پروژه، همکاری شما نیز می‌تواند پایان یابد.
البته دقت داشته باشید که انتخاب ارزان‌ترین فریلنسر همیشه عاقلانه‌ترین گزینه برای کاهش هزینه منابع انسانی نیست، زیرا خروجی کار متناسب با همان مبلغ پرداختی خواهد بود.
یک فریلنسر خوب و ماهر ممکن است هزینه اولیه بالایی داشته باشد، اما مطمئن خواهید بود کار باکیفیتی تحویل خواهید گرفت.
بهتر است برای کار باکیفیت یک‌بار پول خوبی پرداخت کنید، تا اینکه مجبور شوید برای بهبود یک کار بی‌کیفیت بارهاوبارها مبالغ اندک به افراد مختلف پرداخت کنید.
در سایت‌های ایرانی مختلفی مانند پونیشا، کارلنسر، سایت انجام میدم، پارسکدرز و… می‌توانید فریلنسرهای ماهر را بیابید و کار خود را با قیمت مناسبی به آنها بسپارید.
18. سرعت وصول هزینههای دریافتی را افزایش دهید
یکی از راهکارهای افزایش درآمد و کاهش هزینه این است که بر مبالغ دریافتی سازمان خود نظارت داشته باشید. با مشتریانی که بدهی‌های خود را دیرهنگام پرداخت می‌کنند تماس بگیرید و در این راه مصمم و پایدار باشید.
صورت‌حساب‌ها را به‌سرعت تدوین کرده و سعی کنید در ابتدا پیش‌پرداخت‌های سنگین دریافت کنید.
علاوه‌برآن برای دریافت منظم و زودهنگام اقساط خود می‌تواند مشوق‌های مالی تعیین کنید، به‌عنوان‌مثال به مشتریان خود بگویید درصورتی‌که ظرف ده روز مبلغ موردنظر را پرداخت کنند، 1 درصد تخفیف می‌گیرند.
در کنار مشوق‌ها، جریمه‌ها نیز می‌توانند جنبه بازدارنده داشته باشند و سبب شوند مشتریان به‌موقع مبلغ تعیین شده را پرداخت کنند.
می‌توانید برای پرداخت‌های با تأخیر، جریمه یا سود در نظر بگیرید. به‌عنوان‌مثال، 1 درصد جریمه بعد از سی روز عدم پرداخت اعمال شود.
19. نحوه تبلیغات و بازاریابی سازمان خود را تغییر دهید
در گذشته تبلیغات بیشتر به‌صورت تبلیغات تلویزیونی، رادیویی، بیلبورد یا بروشور بود، اما دیگر وقت آن رسیده است نحوه تبلیغات و بازاریابی کسبوکار خود را متحول کنید و بهروز شوید.
خبرنامه‌ها و بروشورهای پروژه‌هایتان را حذف کرده یا تا حد امکان کاهش دهید و به سمت تبلیغات اینترنتی بروید.
درصورتی‌که فکر می‌کنید انجام تبلیغات برای کسبوکار شما بسیار ضروری است می‌توانید برای کاهش هزینه تبلیغات، با کسب‌وکارهایی که کالاها با خدماتی مرتبط با حیطه کاری شما ارائه می‌دهند همکاری کرده و به طور مشترک تبلیغات خود را انجام دهید.
به‌عنوان‌مثال یک تولیدکننده درب و پنجره ساختمان یا مبلمان خانگی می‌تواند با یک شرکت پیمانکاری ساخت‌وساز تبلیغات مشترکی داشته باشند.
نکته دیگری که در زمینه بازاریابی باید مدنظر قرار بدهید این است که در بحران‌های مالی و با بودجه محدود، صرف مبلغ زیاد برای جذب مشتریان جدید چندان منطقی به نظر نمی‌رسد، زیرا جذب مشتری جدید حدود 6-7 برابر حفظ‌کردن مشتریان فعلی هزینه می‌برد.
بهتر است در این شرایط به‌جای تلاش برای جذب مشتریان جدید روی مشتریان فعلی خود تمرکز کنید و سعی کنید با ارائه پیشنهادهای جالب و محصول جدید، فروش خود را از طریق همین مشتریان فعلی افزایش دهید.
برخی دیگر از راه‌های تبلیغ و بازاریابی به‌صورت عملی است برای مثال اگر با کمبود نقدینگی مواجه هستید و قصد افزایش درآمد و فروش را دارید می‌توانید با ارائه پیشنهادهای مالی و غیرمالی نظیر تخفیف‌ها و عرضه سریع‌تر محصول و خدمات، مشتریان را ترغیب کنید که زودتر به طور نقدی پرداخت خود را انجام دهند.
بسیاری از مؤسسات ارائه‌دهنده خدمات بازاریابی و تبلیغات مدام بر این نکته تأکید می‌کنند که پرداخت پول برای تبلیغات، هزینه نیست؛ بلکه نوعی سرمایه‌گذاری است.
این دیدگاه کاملاً درست است؛ اما باید توجه داشته باشید که طرح تبلیغات و بازاریابی شما باید بسیار دقیق و حساب‌شده باشد تا برای شما مفید واقع شود.
در مورد بازاریابی به‌خاطر داشته باشید که شما همواره می‌توانید روی مشتریان وفادار و ثابت خود حساب کنید. هنگامی که خدمت یا محصولی را به بازار عرضه کنید حتماً برخی مشتریان وفادار می‌توانند به شما کمک کنند.
طبق گزارش بازاریابی بین‌بخشی response-consultants، میزان 70 درصد از شرکت‌ها اظهار داشته‌اند که حفظ یک مشتری کنونی کم‌هزینه‌تر از جذب مشتری جدید است، بنابراین بر روی مشتریان فعلی به‌اندازه کافی تمرکز کنید.
اگر در شهرهای کوچک زندگی می‌کنید، تبلیغات محلی و پخش تبلیغات در شبکه استانی تلویزیون می‌تواند برای شما بسیار سودآور و درعین‌حال کم‌هزینه باشد.
در شهرهای کوچک امکان تبلیغات کم‌هزینه‌تر و بازدهی بیشتر وجود دارد، زیرا اکثر مخاطبان شما افرادی هستند که مشغله کمتری دارند و هر روز رأس ساعت خاصی به خانه می‌روند و به تماشای تلویزیون می‌نشینند و امکان اینکه تبلیغات شما را ببینند زیاد است.
اگر در شهرهای بزرگ ساکن هستید نیز تبلیغات در شبکه‌های اجتماعی می‌تواند برای شما بسیار سودمند باشد و هزینه زیادی هم ندارد. پلتفرمی درست انتخاب کنید و با صرف کمترین هزینه به تبلیغ و بازاریابی برای رشد سازمان خود بپردازید.
در ادامه توصیه می‌کنیم بخوانید: 8 نکته برای صرفه جویی و کاهش هزینه تبلیغات و بازاریابی
20. نیروی انسانی خود را آموزش دهید
شاید در نگاه اول فکر کنید که آموزش نیروی انسانی بیشتر هزینه‌بر است تا اینکه به کاهش هزینه سازمان‌ها کمک کند، در این صورت باید به شما گوشزد کنیم که برای کاهش هزینه کسبوکارتان نه‌تنها دیدی کوتاهمدت لازم است، بلکه یک چشم‌انداز طولانی‌مدت نیز ضروری است.
برای بهره‌وری بیشتر در آینده لازم است که نیروهایی کارآزموده داشته باشید که به طور مستمر سطح مهارت‌های خود را ارتقا می‌دهند.
نیروهای متخصص بیشترین بازدهی را دارند پس با ایجاد کارگاه‌های آموزشی و تدریس علوم و فنون کاربردی علاوه بر بهره‌وری آموزشی علوم روز، سطح کمی و کیفی پروژه‌های تجاری را ارتقا دهید.
به‌عبارت‌دیگر برگزاری دوره‌های آموزشی برای ارتقا سطح کارکنان نوعی سرمایه‌گذاری بلندمدت است و در عین یک بازی دو سر برد خواهد بود.
این کار موجب می‌شود سازمان شما در آینده بتواند کاهش هزینه را تجربه کند، زیرا نیروهای حرفه‌ای کار را به‌درستی انجام می‌دهند و با مهارت‌های زیادی که دارند شکاف‌های مهارتی را پر می‌کنند.
از سوی دیگر خود کارکنان نیز برد می‌کنند، زیرا حرفه یا مهارتی را به نحو احسن آموخته‌اند.
21. با کارکنان ارتباطات قوی ایجاد کنید
این مورد نیز ممکن است در ابتدا به‌عنوان یک راهکار برای افزایش درآمد و کاهش هزینه به ذهن کسی خطور نکند، اما ایجاد یک ارتباط قوی و مؤثر با کارکنان بسیار در کاهش هزینهها مؤثر است.
برای تعامل بهتر با کارمندان سعی کنید جلساتی منظم و اثربخش ترتیب بدهید و راجع به موارد ضروری و جدید با یکدیگر به گفت‌وگو بپردازید.
همچنین می‌توانید هرازگاهی از آنها بخواهید نظرسنجی‌هایی را درمورد سازمان، محل کار، امکانات موجود و… پر کنند.
به اشتراک گذاشتن عکس‌ها، ویدئو‌ها و اخبار جدید نیز می‌تواند به محکم‌تر کردن ارتباط کارکنان کمک کند.
از سوی دیگر موقعیت‌های پرتنش، استرس‌زا و بحرانی ممکن است باعث شود کارکنان انگیزه خود را از دست بدهند و عملکرد کلی آنها کاهش یابد که همین امر ممکن است در نهایت منجر به افزایش هزینهها شود.
بنابراین تلاش کنید روحیه کارکنان را در هر شرایطی بالا نگه‌دارید و از طریق ارتباطی روشن و مداوم یک همبستگی بین اعضای تیم ایجاد کنید.
22. رویه‌ها را آنلاین و اتوماتیک کنید
در فناوری‌ها و انواع تکنولوژی‌هایی که با کسبوکار شما مرتبط است، سرمایه‌گذاری کنید.
از نوآوری‌های تکنولوژیک کمال بهره را ببرید. هر فعالیت، فرایند و عملیاتی را که می‌توان کاملاً خودکار نموده و یا حتی نیمه اتوماتیک کرد و توسط دستگاه، ماشین، تجهیزات و سیستم‌ها انجام داد، دستی انجام ندهید.
مثلاً ثبت ورود و خروج پرسنل را می‌توان دستی در یک دفتر نوشت یا با یک ماشین کارت‌زن، کاملاً اتوماتیک کرد.
مثال‌های دیگر هم زیاد است؛ مثلاً به‌جای آنکه دنبال کد شناسایی یک قطعه یا کالا بگردید تا آن را در نرم‌افزار انبار ثبت نمایید، روی اقلام و کالاهای انبار و همچنین روی محصولات تولیدی خود بارکد بزنید و با دستگاه بخوانید.
با این کار سیستم ثبت ورودی‌ها و خروجی‌های انبار را مکانیزه کرده و به میزان زیادی در وقت نیروی انسانی شاغل در انبار صرفه‌جویی کرده‌اید.
پس از آن یا می‌توانید از مقدار نیروها کاسته و یا کارهای مفید دیگری را به عهده‌اش بسپارید ضمن آنکه از اشتباهات نیروی انسانی نیز در این موارد کاسته‌اید و مقدار دوباره‌کاری‌ها را کاهش داده‌اید.
فن آوری به ما اجازه میدهد که درآمد و کسبوکار خود را در راه‌هایی که حتی پنج سال پیش امکان‌پذیر نبود، نجات دهیم.
از خدمات مخابراتی و پرداخت آنلاین گرفته تا نرم‌افزار آنلاین رایگان و فناوری‌های از راه دور و … همگی گزینه‌هایی هستند که موجب کاهش هزینههای کسبوکار شما با استفاده از فن آوری می‌شود.
اینترنت و فعالیت در آن
علاوه بر شبکه گسترده داخلی و مخاطبان محلی در شهرتان می‌توانید از اینترنت در جایگاه یک پنجره متفاوت و سرمایه‌گذاری خاص استفاده کنید.
با جستجو در فضای وب می‌توانید با سرمایه‌گذاران، گروه‌های مختلف تجاری، فناوری‌های نوین اینترنتی و حتی مبادلات تجاری آشنا شده و مرزهای تجارتتان را جهانی کنید.
کاهش هزینهها از طریق فروش آنلاین
شاید تا کنون حتی فکرش را هم نکرده باشید، ولی امروزه فروش اینترنتی یکی از آسان‌ترین، کم‌هزینه‌ترین و سودآورترین روش‌های تجارت است.
در کنار شبکه‌های اجتماعی، با هزینه کم می‌توانید یک سایت راه‌اندازی کنید و محصولاتتان را به نمایش بگذارید تا پتانسیل جذب مشتری از سایر کانال‌ها مانند موتورهای جستجو را نیز داشته باشید.
ارتباط اینترنتی
شناسایی سایت‌های موفق و ارتباط مؤثر با آنان بسیار مهم است.
شما می‌توانید با استفاده از تجربیات آنان و فنون ویژه، مشتریان بیشتری جذب کنید.
بازاریابی آنلاین
اگر هنوز مجبور نیستید در زمینه دیجیتال، بازاریابی کنید، پتانسیل بازاریابی سریع، با ارزش بالا و کم‌هزینه را از دست می‌دهید.
شما می‌توانید با یک وبلاگ بازاریابی کسبوکار، بازاریابی رسانه‌های اجتماعی یا سایر تبلیغات آنلاین شروع کنید و امکان پاسخگویی نسبتاً سریع با هزینه بسیار کم برای کسبوکار خود را داشته باشید.
در همین راستا بخوانید: 5 استراتژی بازاریابی برای حفظ مشتریان فعلی و قدیمی
23. هزینههای انبار، تأمین مواد اولیه و تولید را کاهش دهید
- با تأمین‌کنندگان به‌صورت فوری کار کنید.
- خودتان تمامی نیازمندی‌های کسبوکارتان را دپو و انبار نکنید.
- تأمین‌کنندگان، فروشندگان و پیمانکارانی خوشنام و کارآمد بیابید و مصرف مواد اولیه و دیگر کالاها و اقلام مایحتاج سازمان و عملیات را به‌صورت بهروز از آنها بخواهید.
- بگذارید آنها انبارهای مطمئن و در دسترس شما باشند. بدیهی است که این رویکرد بسیار وابسته به نوع کسبوکار شما و حتی شرایط اقتصادی جامعه است.
- خدمات مرتبط به هم را به‌صورت مجموعه و یکپارچه از یک تأمین‌کننده یا پیمانکار بگیرید.
مثلاً تمامی بیمه‌نامه‌ها را از یک مؤسسه بیمه بگیرید و این‌طور نباشد که بیمه آتش‌سوزی را از یک شرکت و بیمه مسئولیت را از شرکت دیگری بگیرید.
انبارگردانی و مدیریت انبار راکد
هنگام انبارگردانی فهرست اقلام راکد و بدون استفاده را بررسی کرده و اقلام دارای ارزش و بدون کاربرد را به فروش برسانید.
به این ترتیب هم درآمدی کسب کرده و هم از هزینههای نگهداری، انبارش، آسیب‌دیدن‌های احتمالی و جابه‌جایی اقلام بدون استفاده خود را راحت کرده‌اید.
مدیریت مواد اولیه
از منابع مهم ورودی هر سازمانی، مواد اولیه بوده که هزینه تأمین آن از هزینههای عمده هر سازمان است.
در این راستا بهبود روابط تأمین‌کننده و سازمان کمک مؤثری خواهد گذاشت. رویکرد مدیریت زنجیره تأمین SCM باید در سازمان‌ها استفاده شود.
بهبود مستمر فرایندها
واحدهای تجاری برای اینکه به‌عنوان رقیب در صحنه باقی بمانند، به طور مستمر باید فرایندها و محصولات خود را بهبود بخشند.
بیشترین هزینه که به چشم هم نمی‌آید، در طراحی اشتباه روش‌های انجام کار و دوباره‌کاری‌هاست.
بنابراین لازم است به طور مستمر سازمان مهندسی مجدد شود.
در این زمینه تخصص مهندسی صنایع به‌ویژه تکنیک‌های مطالعه کار مفید است.
مدیریت موجودی‌ها
موجودی‌های سازمانی شامل مواد اولیه، قطعات یدکی، کالای در جریان ساخت و کالای ساخته شده است که ارزش ریالی زیادی در خود جذب نموده‌اند.
بنابراین افزایش این موجودی هزینه فرصت ازدست‌رفته مالی، هزینههای نگهداری و هزینههای خرابی را خواهد داشت.
فلسفه تولید به هنگام (Just in time) کاهش موجودی‌ها و ضایعات را موردتوجه قرار میدهد، بنابراین در این زمینه مفید خواهد بود.
تولید باید زمانی صورت گیرد که نیاز برای محصول وجود دارد. تولیدنکردن بهتر از ساختن محصولی غیرقابل‌فروش، غیرضروری و غیرسودمند است.
کاهش ضایعات
ضایعات منابع سبب ارتقای هزینه می‌شود.
ضایعات فقط شامل مواد نمی‌شود انواع ضایعات شامل ضایعات مواد، ضایعات ناشی از به‌کارگیری منابع انسانی و ماشین‌آلات، ضایعات ناشی از تصمیم‌گیری‌های نادرست و …می‌شود.
ضایعات هزینه را جذب می‌کند بدون آنکه ارزشی اضافه کند.
مدیریت باید ضایعات و علل آنها را شناسایی و راهکارهای مناسب حذف آنها را به کار بندد. در این زمینه رویکرد تولید ناب و کایزن مؤثر خواهد بود.
24. به‌صورت محلی خرید کنید
خرید محلی سبب کاهش هزینه می‌شود و علاوه بر این کاهش هزینه، مزیت‌های اقتصادی دیگری نیز دارد.
برخلاف ارائه‌دهندگان بزرگ خدمات یا کالاها، یک کسبوکار کوچک محلی می‌تواند خدمات خود را مطابق با نیازهای شما بهینه کند و با قیمت پایین‌تری نیز این خدمات و کالاها را در اختیار شما قرار بدهد.
برای اینکه بتوانید با هزینه کمتر محصولات یا خدمات موردنیاز خود را تهیه کنید، بهتر است ابتدا فهرستی از شرکت‌های بزرگ و نیز فروشندگان محلی تهیه کنید و بررسی کنید که خرید از کدام یک از آنها سبب کاهش هزینههای شما می‌شود.
خرید محلی نه‌تنها برای سازمان و کسبوکار شما مفید است؛ بلکه به نفع کل جامعه است، زیرا:
- باعث ایجاد شغل بیشتری می‌شود
- پول در جامعه در گردش می‌ماند
- اگر از شرکت‌های محلی خرید کنید، شرکت‌ها به‌مرور خدمات بی‌نظیری ارائه خواهند داد
- انتخاب‌های مصرف‌کننده بیشتر می‌شود
- اثرات زیست‌محیطی کمتری ایجاد می‌شود
بنابراین خرید از شرکت‌های محلی را دست‌کم نگیرید؛ زیرا به شما در کاهش هزینه کمک شایانی می‌کند.
25. از استراتژی‌های کاهش هزینه در سازمان استفاده کنید
استراتژی‌های زیر می‌توانند کمک کننده باشند:
استقرار سیستم‌های هزینه‌یابی بر فعالیت (ABC)
در این سیستم، هزینه تولید محصول و خدمات بر حسب فعالیت‌هایی که برای تولید انجام می‌شود اندازه‌گیری می‌شود.
این فعالیت‌ها هستند که هزینه را سوق می‌دهند و این بر خلاف رویکرد سنتی است که معتقد بود تولیدات به طور مستقیم هزینهها را سوق می‌دهند.
توجه به هزینههای طول چرخه عمر محصولات
شرکت‌های موفق هزینهها را در تمامی مراحل چرخه‌های عمر محصولات شامل هزینههای قبل از ساخت، هزینههای مرتبط با کوشش‌های ساخت و هزینههای مراحل بعد از ساخت منظور می‌کنند.
توجه به این هزینهها تحول بزرگی در شرکت‌ها ایجاد می‌کند.
در مدیریت هزینه، هزینههای همه مراحل و نقش آن در مجموع هزینهها اهمیت دارد؛ مزیت این نگرش و فلسفه، فراتر از افزایش سود است.
مدیریت بر مبنای فعالیت (ABM)
برآورد هزینهها مقدمه‌ای برای مدیریت بر مبنای فعالیت است.
در این روش فرض بر این است که در محیط بسیار رقابتی عدم کارایی یک رقیب، فرصتی برای دیگری می‌شود.
بیشترین عدم کارایی از فعالیت‌های فاقد ارزش‌افزوده ناشی می‌شود؛ لذا شناسایی و اندازه‌گیری فعالیت‌های دارای عدم کارایی مناسب امری ضروری است. پس تنها باید به فعالیت‌هایی پرداخت که ارزش‌افزوده به بار آورد.
الگوبرداری از بهترین‌ها
بررسی شرکت‌های موفق و انجام ارزیابی آنها می‌تواند به کاهش هزینهها کمک کند.
الگوبرداری رفتاری متواضعانه به‌منظور پذیرش برتری سازمان‌های دیگر در یک موضوع خاص و رفتاری عاقلانه به‌منظور رقابت و برتری جستن به آنها در همان موضوع است.
استقرار سیستم‌های هزینه‌یابی استاندارد و تجزیه‌وتحلیل انحرافات
سیستم هزینه‌یابی استاندارد با تعیین هزینههای استاندارد به مدیران اجازه میدهد که برنامه‌ریزی دقیق‌تر و کنترل مؤثری بر هزینهها داشته باشد.
مدیریت هزینه انرژی و جلوگیری از اتلاف آن
یکی از منابع مهم مورداستفاده برای هر سازمانی، انرژی است.
لذا با مدیریت هزینه انرژی می‌توان کمک زیادی به کاهش هزینهها نمود.
صرفه‌جویی در مقیاس بزرگ
هزینههای ثابت یکی از عمده‌ترین هزینهها هستند.
هرچقدر این هزینه فرصت جذب بیشتری پیدا نماید، به همان اندازه سهم هر واحد محصول از هزینه ثابت کمتر می‌شود.
هزینههای متغیر نیز با افزایش عملکرد به طور یکنواخت افزایش پیدا نمی‌کند، بلکه غالباً با نرخ کاهنده افزایش می‌یابد.
بنابراین تولید در مقیاس بزرگ باعث صرفه‌جویی در هزینهها خواهد شد سرانه تولید به‌ازای نیروی انسانی و یا ماشین‌آلات باید افزایش یابند.
کمیته راهبری کاهش هزینهها در سازمان‌ها به‌صورت میان وظیفه‌ای
جهت اتخاذ استراتژی‌های مناسب برای کاهش هزینه تشکیل کمیته راهبری هزینه که شامل همه حوزه‌های سازمان می‌شود مفید خواهد بود. در این زمینه شرکت‌های تولیدی تجربیات ارزنده‌ای دارند.
اصلاح نگرش‌های مدیران و کارکنان
جهت اجرای مؤثرتر استراتژی‌های کاهش هزینه، باید کاهش هزینه به یک باور عمومی در کارکنان و مدیران تبدیل شود.
در این زمینه سازمان‌ها باید با برنامه‌های درست باید آگاهی‌های لازم را ارائه دهند. تا زمانی که این آگاهی و تعهد ایجاد نشده باشد برنامه‌ها اجرا نخواهند شد.
استفاده از رویکرد شش سیگما
تکنیک شش سیگما برای شناسایی هزینههای زاید و اجرای پروژه‌های عملیاتی است که اهدافی چون افزایش سهم بازار، کاهش استراتژیک هزینهها، افزایش رضایت مشتری، رشد سود نهایی و بهبود مسائل مالی را دنبال می‌کند.
ارتقای کیفیت تطابق محصول
جمع هزینههای کیفیت از ترکیب هزینههای خطا و هزینههای ناشی از پیشگیری و ارزیابی به دست می‌آید.
سایر استراتژی‌های کاهش هزینه به شرح ذیل است:
- استفاده بهینه از تمامی ظرفیت‌های موجود
- آموزش و توسعه فرهنگ رشد و بهره‌وری
- اصلاح ساختار سازمانی (مهندسی مجدد در سازمان)
- توجه به سیستم اطلاعاتی (سرعت و دقت بخشیدن به سازمان)
- کاهش سهم نیروی انسانی بخش‌های ستادی به صف
- فعال‌کردن نظام پیشنهادها
- ترویج کار گروهی
- تشکیل حلقه‌ای کیفیت (QCC)
- ایجاد نظام ارزیابی اثر بخش
- ایجاد سیستم انگیزشی مناسب در سازمان
- توسعه خلاقیت، نوآوری و کارآفرینی در سازمان
- تقویت دیدگاه‌های مدیریت مالی در بین همه مدیران سازمان
سازمان‌ها متناسب با شرایط خود می‌توانند برای کاهش هزینههای خود از هر یک از استراتژی‌های فوق استفاده نمایند.
سؤالات متداول
کاهش هزینه کسبوکار چیست؟
استراتژی‌های کاهش هزینه، در واقع روش‌ها یا اصولی هستند که باعث بهبود کارایی فعالیت‌های سازمان می‌شوند. آنها با بهبود بهره‌وری، تسریع فرایندها، حذف ضایعات و استفاده مؤثر از منابع، هزینههای سازمان را کاهش می‌دهند.
چرا باید به فکر کاهش هزینه کسبوکار باشیم؟
دلایل متعددی برای کاهش هزینه کسبوکار وجود دارد. شاید شرایط صنعتی که در آن فعالیت می‌کنید تغییر کند، همچنین رکود اقتصادی، بحران مالی ناگهانی و وقایع غیرقابل‌پیش‌بینی ممکن است سبب شود نیاز به کاهش هزینه احساس شود.
یکی از مهم‌ترین روش‌های کاهش هزینه کسبوکار چیست؟
بسیاری از کسبوکارها تلاش می‌کنند تا نیروی دورکار استخدام کنند، زیرا این کار می‌تواند به کاهش هزینههای مربوط به فضا، خدمات و تجهیزات اداری منجر شود.
سخن پایانی
عوامل زیادی ممکن است باعث شود کسبوکار شما دچار بحران مالی شود و نیاز پیدا کنید هزینههای را کاهش بدهید.
برای اینکه هرگز در موقعیت‌های اضطراری دچار مشکلات جدی نشوید، بهتر است پیش از اینکه موقعیت سخت شود، راهکارهای کاهش هزینه سازمان را عملی کنید.
این راهکارها به شما کمک می‌کنند علاوه بر کاهش هزینه، درآمد خود را نیز افزایش دهید.
در این مقاله از بورسینس تلاش کردیم 25 راهکار کاربردی و مؤثر برای کاهش هزینه به شما ارائه دهیم تا به کمک آن در مسیر کسب سود بیشتر قرار بگیرید.
سایر منابع:
شما در بورس، علاوه بر خرید و فروش سهام:
- می‌توانید در دارایی‌هایی مانند طلا و مسکن سرمایه‌گذاری کنید
- در صندوق‌های سرمایه گذاری بدون ریسک، سود ثابت بگیرید
برای شروع سرمایه‌گذاری، افتتاح حساب رایگان را در یکی از کارگزاری‌ها انجام دهید:
برای سرمایه‌گذاری و معامله موفق، نیاز به آموزش دارید. خدمات آموزشی زیر از طریق کارگزاری آگاه ارائه می‌شود:
با سلام و احترام . بسیار عالی بود .
سلام و درود، ممنون از همراهی شما